Fall Fest 2018 Planning

Planning Meeting Dates

Thursday May, 17 7pm 2nd Floor of Ministry Building

Tuesday, June 19, 7pm CSsR Hall

Thursday, July 19, 7pm CSsR Hall

Sunday, August 12, 2pm CSsR Hall MANDATORY Food Booth Meeting

Thursday, August 16, 7pm CSsR Hall

Thursday, September 6. 7pm CSsR Hall

Roles

  • Responsibilities: Create project plan, Coordinate meeting agendas, project manage, approval for communications and advertising adhering to parish policy/guidelines, budgeting, manage contracts with business office, oversee/approve logistics, ensures signage for event. Communicate/work closely with food & beverage, activities, and evangelization Leaders.

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    Responsabilidades: Crear un plan de proyecto, coordinar las agendas de las reuniones, gestionar proyectos, aprobar comunicaciones y publicidades, adherirse a las políticas / directrices de la parroquia, presupuestar, gestionar contratos con la oficina comercial, supervisar / aprobar la logística y garantizar la señalización del evento. Comuníquese / trabaje estrechamente con alimentos y bebidas, actividades y líderes de evangelización.

  • Responsibilities:  Work with a team and with the various groups to determine what needs they have and how those needs can be fulfilled (i.e., electrical, tents, etc.) and placed on the campus.   Order all necessary equipment such as tents, tables, chairs, staging, etc. Coordinate electrical set-up with an electrician. Make sure event has proper lighting. Develops a plan for set-up day and oversees volunteers. Need to be present Thursday evening, all day Friday for setup and Sunday for take down.   

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    Responsabilidades: Trabajar con un equipo y con los diversos grupos para determinar qué necesidades tienen y cómo se pueden satisfacer esas necesidades (es decir, electricidad, carpas, etc.) y colocarlas en el campus. Ordene todo el equipo necesario, como carpas, mesas, sillas, montaje, etc. Coordine la instalación eléctrica con un electricista. Asegúrese de que el evento tenga la iluminación adecuada. Desarrolla un plan para el día de preparación y supervisa a los voluntarios. Necesita estar presente el jueves por la noche, todo el viernes para la instalación y el domingo para asegurarse que todo quede levantado.

  • Responsibilities:  Create signage for the entire event. Make sure everything from Blvd to parking lot to inside of church has signs. Work directly with Fall Fest leader and various other leaders to ensure everything has signs. Making sure to keep multilingual in mind.  Work in tandem with Hospitality Coordinator.  

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    Responsabilidades: Crear señalización para todo el evento. Asegúrese de que todo, desde Blvd hasta el estacionamiento hasta el interior de la iglesia, tenga letreros. Trabaja directamente con el líder del Festival  y otros líderes para asegurarte de que todo tenga señales. Asegurándose de tener multilingüe en mente. Trabajar en conjunto con el coordinador de hospitalidad.

  • Responsibilities: Write bulletin excepts, website copy, ministry letters, etc. Partner with leaders and coordinators on communication needs. Follow parish communication policy guidelines. Leverage digital (facebook, website, etc)  channels as much as possible. Keep multilingual in mind.  

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    Responsabilidades: escriba extractos de boletines, copia del sitio web, cartas ministeriales, etc. Asóciese con los líderes y coordinadores en las necesidades de comunicación. Siga las pautas de política de comunicación de la parroquia. Aproveche al máximo los canales digitales (Facebook, sitios web, etc.). Tener multilingüe en mente.

  • Responsibilities:  Design external advertising. Ideas include flyers for coffee shops, postcards, facebook ads. Again leverage digital as much as possible. Look for free avenues like writing a press release and sending to local news.

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    Responsabilidades: diseñar publicidad externa. Las ideas incluyen folletos para cafeterías, tarjetas postales, anuncios de Facebook. Nuevamente aproveche digital tanto como sea posible. Busque avenidas gratuitas como escribir un comunicado de prensa y enviar noticias locales.

  • Responsibilities:  Coordinate prizes. Print Raffle tickets. Work with business office to obtain gambling license. Manage ticket distribution and received tickets. Ensure tables are staffed after masses 6 weeks leading up to Fall Fest. Create fun ways to announce prizes. Note we need a new drum.

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    Responsabilidades: coordinar premios. Imprimir boletos de la rifa. Trabaja con la oficina de negocios para obtener la licencia de juego. Administrar la distribución de boletos y boletos recibidos. Asegúrese de que las mesas cuentan con personal después de las 6 semanas previas al Festival de Otoño. Crea formas divertidas de anunciar premios.

  • Responsibilities:  Chooses and develops a strategy and mechanisms (internet, after Masses, etc.) by which parish can sign-up (will require working closely with communications coordinator).  Create a team to promote and sign-up volunteers prior to the event. Oversee and offer direction to volunteers on the days of Fall Fest.

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    Responsabilidades: elige y desarrolla una estrategia y mecanismos (internet, después de misas, etc.) mediante los cuales la parroquia puede inscribirse (será necesario trabajar estrechamente con el coordinador de comunicaciones). Crea un equipo para promocionar e inscribir voluntarios antes del evento. Supervise y ofrezca instrucciones a los voluntarios en los días del Festival.


  • Responsibilities:  Help to promote silent auction and develops a strategy and mechanisms for bringing in items (will require working closely with communications coordinator).  Also, puts together and prices baskets.  Works with a team to oversee baskets during the days of Fall Fest.  Oversees the distribution of the baskets after Fall Fest is complete.

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    Responsabilidades: Ayudar a promover la subasta silenciosa y desarrolla una estrategia y mecanismos para traer elementos (será necesario trabajar estrechamente con el coordinador de comunicaciones). Además, reúne y pone precios en las cestas. Trabaja con un equipo para supervisar cestas durante los días del Festival. Supervisa la distribución de las canastas después de que se termina el festival.

  • Responsibilities:  Strategize placement of tickets booths around campus and oversee ticket sales during the days of Fall Fest.

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    Responsabilidades: planear la ubicación de las taquillas de boletos en la iglesia y supervisar la venta de entradas durante los días de otoño.

  • Responsibilities:  Order and oversee pull tabs during the days of Fall Fest. Partner with raffle coordinator to ensure gambling license is obtained.

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    Responsabilidades: Ordene y supervise las pestañas de extracción durante los días de Fall Fest. Asóciese con el coordinador de rifas para garantizar que se obtenga la licencia de juego.

  • Responsibilities:  Develop a system of money and ticket counting, and work in conjunction with the St. Alphonsus business staff and the Fall Fest Leaders. Set-up a team of vetted volunteers who can assist.

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    Responsabilidades: Desarrollar un sistema de conteo de dinero y boletos, y trabajar en conjunto con el personal de negocios de St. Alphonsus y los Líderes de Fall Fest. Establezca un equipo de voluntarios investigados que puedan ayudar.

  • Responsibilities:  Dialogue with the community about what sort of entertainment and schedule would be fitting for Fall Fest; develop a schedule of events in a timely manner; create a team so as to welcome, set-up and work with entertainment groups. Work with Fall Fest Leader to ensure all paid entertainment acts have a contract signed. Work closely with logistics coordinator to ensure contract needs and entertainer needs are met. Presence required the entire duration of Fall Fest (or members of your team).

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    Responsabilidades: Dialogar con la comunidad sobre qué tipo de entretenimiento y programa sería apropiado para el Festival de Otoño; desarrollar un cronograma de eventos de manera oportuna; crea un equipo para acoger, configurar y trabajar con grupos de entretenimiento. Trabaje con el  Líder del Festival para asegurar que todos los actos de entretenimiento pagados tengan un contrato firmado. Trabaja en estrecha colaboración con el coordinador de logística para garantizar que se cumplan las necesidades del contrato y las necesidades del animador. La presencia requirió la duración total del Festival (o miembros de su equipo).


  • Responsibilities:  Work with the various food booth participants; help groups create their menus with guidelines; make sure everyone is food safety compliant; coordinate purchasing of food and food supplies; ensure food booths have proper signage; work with logistics coordinator to strategize ordering, placement and setup of cooking equipment.

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    Responsabilidades: trabajar con los diferentes participantes de la caseta de comida; los grupos de ayuda crean sus menús con pautas; asegurarse de que todos cumplan con la seguridad alimentaria; coordinar la compra de alimentos y suministros de alimentos; asegurar que las casetas de comida tengan la señalización adecuada; Trabajar con el coordinador de logística para planificar el pedido, la ubicación y la configuración del equipo de cocina.

  • Responsibilities:  Work in tandem with the food chair and the other food booth chairs to develop a menu, order items (beer, wine, pop, water, hot beverages), organize volunteers, set-up, prepare, serve and clean-up.

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    Responsabilidades: Trabajar en conjunto con el presidente de la mesa de comidas y las otras sillas de la cabina de comida para desarrollar un menú, pedir artículos (cerveza, vino, agua, bebidas calientes), organizar voluntarios, preparar, servir y limpiar.

  • Responsibilities:  Work in tandem with the food chair and the other food booth chairs to develop a menu, order items, organize volunteers, set-up, prepare, serve and clean-up.

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    Responsabilidades: Trabajar en conjunto con el presidente de la mesa de comidas y las otras sillas de la cabina de alimentos para desarrollar un menú, pedir artículos, organizar voluntarios, preparar, preparar, servir y limpiar.

  • Responsibilities:  Work in tandem with the food chair and the other food booth chairs to develop a menu, order items, organize volunteers, set-up, prepare, serve and clean-up.

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    Responsabilidades: Trabajar en conjunto con el presidente de la mesa de comidas y las otras sillas de la cabina de alimentos para desarrollar un menú, pedir artículos, organizar voluntarios, preparar, servir y limpiar.

  • Responsibilities:  Work in tandem with the food chair and the other food booth chairs to develop a menu, order items, organize volunteers, set-up, prepare, serve and clean-up.

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    Responsabilidades: Trabajar en conjunto con el presidente de la mesa de comidas y las otras sillas de la cabina de alimentos para desarrollar un menú, pedir artículos, organizar voluntarios, preparar, servir y limpiar.

  • Responsibilities:  Work in tandem with the food chair and the other food booth chairs to develop a menu, order items, organize volunteers, set-up, prepare, serve and clean-up.

  • Responsibilities:  Work in tandem with the food chair and the other food booth chairs to develop a menu, order items, organize volunteers, set-up, prepare, serve and clean-up.

  • Responsibilities:  Oversee various subcommittees, including:  kids, adult and family games; Bingo; Soccer tournament; Marathon

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    Responsabilidades: Supervisar varios subcomités, que incluyen: juegos para niños, adultos y familia; Bingo; Torneo de fútbol; Maratón

  • Responsibilities: Develop activities that reach out to children. Purchase items and plan events.  Coordinate volunteers.


    Responsabilidades: Desarrollar actividades que lleguen a los niños. Comprar artículos y planear eventos. Coordinar voluntarios

  • Responsibilities: Identify activities that can reach out to young adult and/or adults in general, including bean bag tournament, giant jenga, or other such ideas. Coordinate volunteers.

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    Responsabilidades: identifique actividades que puedan llegar a jóvenes adultos y / o adultos en general, incluidos torneos de bolsas de frijoles, jenga gigante u otras ideas similares. Coordinar voluntarios

  • Responsibilities:  Develop family activities, such as a parish campus scavenger hunt, or other activities.  Work closely with the evangelization committee in developing activities that involve the usage/education of the Church. Coordinate volunteers.

  • Responsibilities: Coordinate schedule and find volunteers, ensure bingo cards and balls are rented or borrowed. Create signage for BINGO rules, how to win, etc.

  • Responsibilities: Develop sports activities that reach out to all ages. Develop schedules and recruit volunteers.   

  • Responsibilities:  This position is appointed by the school, but works closely with the Activities Leader so as to create more cohesion between the activities of the weekend.

  • Responsibilities:  Work closely with Fr. Aaron Meszaros and Andrew Stoebig (Director of Music Ministry) and develop a team that would brainstorm and implement various methods of evangelization over the Fall Fest weekend.

  • Responsibility:  Work with ministries of parish and develop a weekend long ministry fair.

  • Responsibility:  Work with priests and staff to develop various short presentations that are offered throughout the weekend.

  • Responsibility:  Create and design a Taize service that highlights the diversity of the parish.  Welcome people from various communities.

  • Responsibility:  Evaluate and implement methods of hospitality.  Work closely with the Signage Coordinator to develop ways to help people find their way around campus. Consider placement of greeters, as well as designing a pamphlet with information about Fall Fest and the Parish.  

  • Responsibility:  Evaluate and implement method or methods of community outreach and support. (examples: such as partnering with CEAP or Sharing & Caring, or a Redemptorist organization).   

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